«Веб-центр»: с помощью Базы знаний сократили время на настройку адаптации до 5 минут

Веб-Центр — digital-агентство, которое решает задачи компаний в интернет-маркетинге, разработке и автоматизации. Создает и реализует стратегии продвижения, развивает бизнес клиентов.

500+ компаний ежедневно используют решения, разработанные «Веб-центр».

Масштаб бизнеса

• Более 20 лет на рынке
• Золотой партнер 1С-Битрикс
• 650+ реализованных проектов

Задачи

• Создать удобную для сотрудников Базу знаний.
• Получить инструмент для формирования обучающих курсов и индивидуальных планов развития (ИПР).
• Автоматизировать процесс адаптации.
• Повысить вовлеченность команды.

Результаты

• Создана современная, интуитивно понятная База знаний. Повысилась удовлетворенность и оценка её использования: у предыдущей Базы знаний оценка была на отметке 30%. После внедрения новой — удовлетворенность сотрудников держится на отметке 90%.
• Удалось сократить операционные затраты на администрирование системы в 10 раз.
• Автоматизирован процесс настройки и назначения welcome-курса, сократились временные затраты HR с 30 минут до 5 минут.
• Запущена система геймификации, появился корпоративный магазин и внутренняя валюта.

Какие решения использовались:

• Система обучения (LMS)
• Оценка и развитие сотрудников
• Адаптация новых сотрудников
• Геймификация

Срок: 2,5 месяца

Как выбирали платформу

Первоначально «Веб-центр» искали платформу для базы знаний и обучающих курсов. Еще одним важным моментом было наличие корпоративного магазина для распределенной команды. Основной офис и большая часть сотрудников располагаются в Брянске, работая в офлайн-формате, но часть специалистов работает удаленно в различных регионах России и за рубежом.

Людмила Шлеев HRD «Веб-центр»

Мы рассматривали различные LMS-системы, сравнивали цены, удобство и так далее. На первом месте стояла визуальная составляющая и дружелюбный интерфейс. В IT-компаниях продукты, предназначенные для внутреннего использования сотрудниками, должны быть не хуже, чем те, что предлагаются клиентам. В «МояКоманда» привлекло еще и то, что функционал платформы шире, чем просто база знаний для обучения.

Процесс внедрения

Внедрение производилось следующим составом команды:

• HRD, ответственный за весь процесс внедрения Базы знаний;
• HR-специалист;
• руководители отделов для актуализации данных;
• контент-менеджер;
• офис-менеджер для внесения изменений.

В течение 1-2 месяцев команда наполнила систему, создала структуру сотрудников, перенесла вводные общие материалы и разработала мини-курс с тестированием. Этот курс активно используется в настоящее время.

Процесс поддержания функционирования HRM-системы «МояКоманда» также регламентирован: раз в полгода проверяются все данные, а также предусмотрено текущее редактирование в ручном режиме, чтобы информация на портале была всегда актуальной и точной.

О работе с системой

Значительно снизились требования к техническим компетенциям сотрудников, работающих с системой. Раньше наполнением контента могли заниматься только продвинутые пользователи со знанием HTML и другими техническими навыками. Сейчас в «МояКоманда» этот процесс доступен любому сотруднику благодаря интуитивно понятному интерфейсу.

В результате оптимизации процесса удалось сократить операционные затраты на администрирование системы в 10 раз. Это существенно снизило расходы компании и повлияло на эффективность работы HR-отдела.

Адаптация сотрудников

В компании «Веб-Центр» оптимизировали процесс адаптации новых сотрудников путем внедрения Базы знаний вместо классического онбординга. Это решение было принято с учетом временных ограничений и необходимости быстрого запуска.

«Веб-Центр» разработали и внедрили базовый welcome-курс для новичков, доступный сотрудникам с первого дня работы в компании. Ранее HR-специалисты тратили около 30 минут на ручное управление процессом, выполняя рутинные операции для каждого нового сотрудника (назначение курса и материалов, отслеживание прогресса, неудобная проверка результатов). Сейчас этот процесс занимает 5 минут.

Геймификация

«Веб-Центр» ввел корпоративную валюту — Веб-коин. Ее сотрудники могут заработать за различные активности (например, добавить полезный материал в Базу знаний). Потратить внутреннюю валюту можно в корпоративном магазине, в нем собраны различные бонусы: корпоративный мерч, сертификаты и другие товары.

Особенно успешно программа работает с оффлайн-командой. Но для удаленных сотрудников также разработана адаптированная система вознаграждений: можно выбрать доставку товаров из корпоративного магазина или получить электронные сертификаты.

Результаты

До внедрения «МояКоманда»	После перехода на платформу
Удовлетворенность сотрудников, пользовавшихся предыдущей Базой знаний, была 30%.	Появилась новая удобная База знаний: удовлетворенность использования достигла 90%.
Неудобная реализация и проверка курса «Адаптация сотрудника».	Автоматизирован процесс адаптации. Это позволило повысить эффективность работы HR-отдела и сократить временные затраты с 30 минут до 5 минут.
Знание HTML было ключевым требованием для специалиста, работающего с наполнением предыдущей системы.	Любой пользователь без технических знаний может наполнять систему. Удалось сократить операционные затраты на администрирование системы в 10 раз.
Отсутствие геймификации.	Внедрили систему геймификации (внутренняя валюта, корпоративный магазин), которая помогает повысить вовлеченность сотрудников.

Планы на будущее

В 2025 году в планах у digital-агентства «Веб-Центр»:

• Расширить обучающие курсы.
• Усилить использование модуля геймификации, использовать ачивки в «МояКоманда».
• Произвести замеры HR-метрик к концу лета и к концу 2025 года.

Автоматизация, которая освобождает HR от рутины

Более 100 успешных кейсов в действии

Читать кейсы