Кейс «ЦИТ»: цифровизация HR-процессов и повышение эффективности управления персоналом

ЦИТ (торговая марка «АМЕТУМ»)— российская инжиниринговая компания, разрабатывающая уникальные ИТ-решения для межведомственного электронного взаимодействия на национальном и международном уровнях.

Масштаб бизнеса

• На рынке с 2013 года
• Более 100 сотрудников
• 6 продуктов зарегистрированы в Реестре отечественного ПО
• 10-е место в рейтинге CNEWS «Заказная разработка» (2024)

Задачи

• Создать цифровые профили сотрудников с компетенциями, историей проектов и отзывами руководителей
• Автоматизировать индивидуальные планы развития (ИПР)
  

Результаты

• Создана единая цифровая база сотрудников с полными, актуальными профилями.
• Цифровые профили включают компетенции, отзывы руководителей и историю проектов.
• Процесс подбора команд под задачи значительно упрощен: время формирования резюме сократилось с нескольких дней до нескольких часов.
• Индивидуальные планы развития (ИПР) переведены из Excel/Word в удобный цифровой формат — за полгода реализовано 3 ИПР.
• Снижена рутинная нагрузка на HR благодаря автоматизации сбора и обновления данных о сотрудниках.
  

Какие решения использовались

• Адаптация
• Управление задачами
• Опросы
• Оценка и развитие

Срок: 3 месяца

Команда внедрения: 2 человека

Почему выбрали «МояКоманда»? 

Среди рассмотренных платформ «МояКоманда» продемонстрировала наилучшее соответствие уникальным требованиям компании:

• Фокус на профили. Гибкая настройка цифровых профилей позволяла мгновенно видеть, «кто на что способен», что критично для быстрого и точного подбора команд под проекты. Другие платформы предлагали более жёсткие, неподходящие под проектную динамику структуры, где роли важнее должностей.

• Локальное развертывание. Возможность установки системы на собственных серверах обеспечила полное соответствие требованиям безопасности и IT-политики компании.

• Юзабилити. Современный и удобный интерфейс повысил вероятность успешного принятия системы руководителями и сотрудниками.

• Оптимальное соотношение цена/качество. Функциональность, покрывающая ключевые потребности, и конкурентная стоимость сделали выбор экономически оправданным.

Выбор и внедрение системы

Анализ потребностей

Основным критерием при выборе HRM-платформы стала её способность не просто автоматизировать рутинные процессы, а стать эффективным инструментом управления талантами в условиях постоянной смены задач и команд.

• Функциональность. Система обеспечила гибкое управление компетенциями и формирование проектных команд. Важно было иметь цифровые профили сотрудников с возможностью в реальном времени видеть навыки, опыт и оценки руководителей.

• Локальное развертывание. Безопасность данных и соответствие IT-инфраструктуре — обязательные условия. Возможность установки на собственных серверах стала решающим фактором.

• Удобство и стоимость. Интуитивный интерфейс и оправданная стоимость. Гибкость настройки полей, например, для добавления отзывов руководителей.

Процесс внедрения

• Август 2024. Техническое развертывание системы (1 неделя). Отказались от интеграции с 1С из-за несовпадения штатной и проектной структур.

• Сентябрь — октябрь 2024. Наполнение системы — создание профилей, добавление компетенций и отзывов (2 HR-специалиста), настройка прав доступа, тестирование.

• Ноябрь 2024. Запуск системы для руководителей и HR. Проведена разъяснительная работа и работа с сопротивлением.

• Доработка и оптимизация. Отключение неиспользуемых модулей, настройка ключевых функций (1-on-1 встречи, опросы, отпуска), планирование дальнейших улучшений.

Восприятие и адаптация

Аналитики восприняли систему позитивно. Разработчики оказывали сопротивление из-за опасения увольнений.

Как решали проблемы восприятия:

• Проведение разъяснительных встреч HR-отделом, где объясняли, что система предназначена для развития и упрощения работы, а не для контроля.

• Акцент на преимуществах: демонстрация экономии времени и прозрачности процессов, например, при формировании и прохождении ИПР.

• Постепенное поэтапное внедрение, чтобы дать сотрудникам время адаптироваться.

Использование модулей HRM-системы

1. Цифровые профили сотрудников: база знаний о команде

Процесс до внедрения:
Подготовка конкурсных резюме, где ключевым фактором успеха является демонстрация квалификации и опыта команды, была трудоёмкой и занимала много времени. Информацию приходилось собирать из разных источников — у руководителей, из проектной документации и вручную формировать документы под конкретные требования. Это отнимало много ресурсов HR и руководителей, а также повышало риск ошибок и неточностей.

Эффект внедрения:
Вся информация о навыках, компетенциях, опыте в проектах и оценках руководителей теперь хранится централизованно и доступна в режиме реального времени. Централизация данных позволяет быстро и точно подбирать релевантные навыки и опыт для каждого проекта.

Как используется:

• Руководители фильтруют данные сотрудников по ключевым навыкам (например, «Python», «аналитика данных»), просматривают историю проектов и отзывы.

• HR за 1–2 часа собирает актуальные резюме команды для тендеров, тогда как раньше на это уходило 3–5 дней.

• В профили добавлены блоки «Участие в проектах» и «Экспертиза», отражающие реальную проектную структуру вместо формальных должностей.

Результаты: сокращение ручного труда благодаря единому окну доступа к данным.

2. 1-on-1 встречи: Инструмент развития, а не контроля

Способы использования:

• Решение конфликтов. HR провёл сессию с проблемной командой, выявил точки напряжения и переформировал состав.

• Фиксация договорённостей. Руководители проводят встречи с подчинёнными, записывают договорённости в разделе «Личные заметки» и ставят задачи на развитие.

• Наблюдатели. HR подключается к встречам в роли наблюдателя для отслеживания прогресса без участия в диалоге.

Результаты: за квартал проведено 9 встреч 1-on-1, что позволило повысить эффективность сформированной команды на 23%.

3. Опросы: Быстрая обратная связь без Excel

Способы использования:

• Оценка мероприятий с помощью шаблонных опросов с рейтингом и открытыми вопросами.

• Сбор мнений по адаптации офисного пространства (например, после переезда).

• Анонимные опросы удовлетворённости проектами по шкале NPS для команд разработки.

Преимущество:
Автоматическая генерация отчётов в табличном формате экономит HR 5–7 часов в месяц.

4. Индивидуальные планы развития (ИПР): частичный уход от рутины

Способы использования:

• Руководители создают планы развития в системе «МояКоманда» вместо Word, привязывая задачи к проектам.

• Сотрудники отмечают выполнение задач и прикрепляют файлы — основной способ отчётности.

• За полгода создано 3 ИПР, применяемых по запросу сотрудников, заинтересованных в развитии.

5. Отпуска: прозрачность вместо почтового спама

Способы использования:

• Руководители видят календарь отсутствий и пересечения отпусков в режиме реального времени.

• Заявки на отпуск автоматически направляются всем ответственным в системе, исключая переписку в Outlook.

• HR разработал подробный гайд для сотрудников по самостоятельной подаче заявок.

Результат: время согласования отпусков сократилось с нескольких часов до нескольких минут.

6. Модуль «Команды»: проектная структура

Способы использования:

• Визуализация проектных групп через создание «виртуальных отделов» для каждого заказчика (например, «Команда банка X»).

• HR ежемесячно обновляет состав команд после планёрок.

• Руководители быстро находят информацию о том, кто задействован в какой команде.

Результаты

1. Операционная эффективность

Формирование команд под проекты:

• Время подготовки резюме для тендеров сокращено с 3–5 дней до 1–2 часов благодаря централизованным цифровым профилям.

• Мгновенный доступ к актуальным данным: компетенции сотрудников, история проектов, оценки руководителей.

Автоматизация рутинных процессов:

• Отказ от ручного сбора данных в Excel — профили сотрудников заполнены и постоянно обновляются в системе.

• Упрощение согласования отпусков: переход от почтовой переписки к прозрачному и контролируемому процессу с учётом пересечений.

2. Улучшение управленческих решений

Инструмент для развития сотрудников:

• За квартал проведено 9 структурированных 1-on-1 встреч.

• Результат — переформирование неэффективной команды, что повысило её продуктивность на 23%.

• Все договорённости фиксируются в системе: задачи на развитие, личные заметки руководителей.

Обратная связь через опросы:

• Быстрый сбор мнений по ключевым направлениям:

• Оценка обучающих мероприятий,

• Удовлетворённость проектами,

• Комфорт в офисе после переезда.

• Автоматическая генерация отчётов экономит HR 5–7 часов работы ежемесячно.

3. Частичная цифровизация HR-процессов

Работа с ИПР (индивидуальные планы развития):

• За полгода создано 3 плана по запросу сотрудников.

• Переход от Word/Excel на этапе формирования, однако отчётность всё ещё требует прикрепления файлов.

Тестирование новых модулей:

• Пилотный запуск прошёл успешно: сотрудники получают инструкции для самостоятельной подачи заявок.

• Подготовка к переносу базы знаний и онбординга из Confluence в систему с акцентом на индивидуальные планы адаптации.

4. Качественные изменения:

Прозрачность:

• Руководители видят загрузку сотрудников, историю проектов и графики отпусков в режиме реального времени.

• HR отслеживает прогресс по задачам развития через заметки в 1-on-1 встречах.

Снижение сопротивления:

• Разработчики, изначально опасавшиеся увольнений, приняли систему после разъяснений: «Это инструмент вашего развития, а не контроля».

• Аналитики активно используют профили для демонстрации своей экспертизы.

5. Экономия ресурсов:

Время HR-отдела:

• Трудозатраты на администрирование данных сокращены на 80%.

• Высвобождено время для стратегических задач: развитие сотрудников и оценка эффективности.

Для HR:

• Снизился ручной труд, но возросла нагрузка по настройке и поддержке системы.

• Прозрачность процессов выросла на 100%.

Для бизнеса:

• Скорость подбора команд для участия в проектах увеличилась в 3 раза.

• Управленческие решения стали более обоснованными благодаря данным — от обратной связи до прогноза загрузки.

Совет компаниям по внедрению HRM-системы

1. Не торопитесь с интеграциями. Сначала чётко определите, какие бизнес-процессы для вас действительно критичны. Интеграция с 1С — не всегда универсальное решение и не всегда приносит ожидаемую пользу.

2. Работайте с опасениями сотрудников. Объясните, что система — это их помощник, а не инструмент контроля: «Вы сможете фиксировать свои достижения и самостоятельно запрашивать развитие».

3. Внедряйте модули поэтапно. Начинайте с простых и понятных функций — цифровых профилей и управления отпусками, а затем переходите к более сложным инструментам, таким как Performance Review.

4. Главное — избавиться от рутины. Когда таблицы и бумажная работа уступают место системе, HR наконец получает возможность сосредоточиться на людях, а не на данных.

Понятная HR-платформа
для решения ваших задач

Сделайте первый шаг к результативным
сотрудникам.

Попробовать бесплатно