«Леком»: как совершить цифровой скачок в бизнесе с 33-летней историей и бумажными процессами к современной, управляемой данными компанией, не теряя экспертности и лояльности коллектива

Леком — печатная техника и IT-решения для офиса

Масштаб бизнеса

• Масштаб бизнеса: на рынке с 1992 года (33 года).
• Опыт и признание: дважды представляли Россию на международной конференции HP World Partner Forum в США.
• Партнеры и вендоры: Epson, HP, OCE, OKI, Ricoh и другие.
• Команда: 75 человек, из них 20 сертифицированных инженеров, а также менеджеры по продажам, по работе с клиентами, бухгалтеры, водители, менеджеры склада - очень стабильная команда, с высоким уровнем экспертности каждый в своем направлении.
• Технологический багаж: корпоративный портал, адаптация процессов, оценка и развитие, обучение, опросы, рекрутинг, геймификация, мобильное приложение.

Задачи

• Повысить уровень качества рекрутинга - автоматизация процесса. 
• Интеграция с hh.ru.
• Обеспечить хранение данных по работе с вакансиями.
• Автоматизировать организацию интервью.

Какие решения использовались:

• Корпоративный портал
• Адаптация
• Оценка и развитие
• Управление эффективностью 
• Обучение
• Опросы
• Рекрутинг
• Геймификация
• Мобильное приложение
  

Срок внедрения: 1 месяц

Команда внедрения: 1 человек

Вызов и решение

Вызов: автоматизация кадровых и управленческих процессов в зрелой компании, где ранее доминировали исторически сложившиеся процессы, иногда не совсем эффективные и бумажные носители.

Решение: внедрение комплексной HR-платформы.

Ключевой эффект: переход к командной работе менеджмента и понятность целей на уровне всей компании; высокий уровень вовлеченности сотрудников и прозрачность управленческих процессов.

Ход проекта 

Компания с 33-летней историей, где ценят экспертизу и лояльность: средний стаж сотрудников ~10 лет. Внедрение началось с анализа существующих процессов и выявления основных проблем в управлении отпусками.

Боль №1: бумажное управление отсутствиями

График отсутствий велся в бумажной таблице и внутренней почте; согласование отпуска происходило «на миллиметровке» и требовало ручной проверки пересечений. 

Руководство лично контролировало график, что становилось барьером для получения обратной связи от сотрудников: не у всех хватало смелости обратиться к генеральному директору с вопросами о количестве доступных и уже использованных дней. В итоге коммуникация была почти односторонней.

— Анна Петушок, HRD

Боль №2: отсутствие единой системы управления

Не было общей картины предстоящих совещаний и стратегических целей; отсутствовала командная работа на уровне менеджмента.

Внедрение и преодоление сопротивления 

Внедрение строилось как поэтапная стратегия, где каждый шаг готовил почву для следующего. Вот, как это было:

Этап 1: подготовка и анализ 

Начали внедрение с Рекрутинга - самый понятный процесс для всех руководителей и собственников. Дальше пребординг, онбординг

Фокус: Не настройка системы, а анализ внутренних процессов и аудитории.

Действия:

• Анна (HRD), имея опыт работы с аналогичными системами, изучила платформу и спланировала 
• Была проведена «инвентаризация» ключевых бизнес-болевых точек. На поверхность сразу вышла самая очевидная — хаоса не было, не было упорядоченности. Этот процесс был выбран, так как любому сотруднику нужен отпуск и он пойдет на портал это делать. Нам нужно было, чтобы на регулярной основе сотрудники начали заходить на портал. То есть особой боли здесь не было для руководств
• Определены две ключевые группы пользователей с разными потребностями:
  руководители (нужны стратегические инструменты) и рядовые сотрудники/инженеры (нужны простые и мобильные решения).

Этап 2: пилот для руководства. Целеполагание (OKR) (второй-четвёртый месяцы)

Фокус: Изменить систему управления и вовлечь топ-менеджмент.

Действия:

• Внедрение началось «сверху». Руководителям был представлен и настроен модуль постановки целей (OKR).
• Этот этап был самым сложным: методология была новой, а логика работы модуля оказалась неудобной. Вызвало сопротивление.
• Команда не сдалась. Чтобы освоить методологию, первые цели и их каскадирование отработали в Excel, и только потом перенесли в систему. Это позволило «набить руку».
• Ключевая победа: Несмотря на трудности, был запущен исторически первый в компании процесс регулярных стратегических совещаний руководства. Система стала для  оперативного контроля прогресса по целям также очень помог блок «Задачи».

Этап 3: первый массовый запуск. Модуль отсутствий (пятый месяц)

Фокус: Дать быстрый результат всем сотрудникам, чтобы продемонстрировать ценность портала.

Действия:

• Для сотрудников был выбран самый понятный и болезненный процесс — оформление отпусков.
• Ключ к преодолению сопротивления «технических специалистов»: акцент на мобильность и скорость. 

График отсутствия

Половина сотрудников — инженеры и менеджеры активных продаж, а также водители на выезде. Они подходили к платформе настороженно: скепсис был во многом связан с прошлым опытом попыток внедрить автоматизированные системы для удалённой работы инженеров и водителей, которые оказались неудовлетворительными — приложения были неудобны и ненадёжны.
Но вот появилось мобильное приложение. Показали, как одним кликом можно подать заявку прямо с телефона, без бумаг и почты. Особенно оценили возможность быстро согласовывать срочные дни: у нас 14 дней отпуска фиксируются заранее, а ещё можно оперативно взять дополнительные 7 дней — скорость согласования здесь решает.

— Анна Петушок, HRD

• Проведена прямая презентация для коллектива.

Результат: Сотрудники начали активно пользоваться.

Они зашли и начали работать...  приятно удивились, как это удобно.

— Анна Петушок, HRD

Это создало позитивный импульс и доверие к платформе.

Этап 4: параллельное наращивание функционала (непрерывный процесс)

Фокус: Постепенное расширение экосистемы, не перегружая пользователей.

Действия:

• Рекрутинг: Запущен практически параллельно с OKR, так как интерфейс был знаком Анне. Быстро настроена интеграция с hh.ru.

Вакансии в модуле Рекрутинг 

• Коммуникации: Стали активно использоваться Новости (Пульс) и Опросы. Первый же опрос (о Новом годе) собрал 83% голосов.

Новости

Пульс компании

• Обучение (LMS): 

  В этом блоке работали с нашей командой маркетинга, чтобы решить конкретную бизнес-задачу — обучение тендерным продажам.

  

  — Анна Петушок, HRD

• База знаний, Благодарности

База Знаний

• Оргструктура: Эти модули наполнялись и запускались по мере готовности контента и процессов.

Результаты и цифры

• Революция в управлении: регулярные стратегические встречи и понятная рабочая площадка для управления.
• Финансовая эффективность: рост примерно на 25% после внедрения портала и OKR.
• Вовлечённость: первый опрос по Новому году собрал 83% голосов.
• Новости помогли сблизить руководство и коллектив, сделали отношения более открытыми, подняв уровень вдохновения и интереса сотрудников к работе (вовлечённости).
• Охват использования: около 70% сотрудников активно используют систему на старте внедрения.
• Единая система: все ключевые HR-процессы объединены в одной платформе.
• Командная работа топ-менеджмента: с нуля до регулярных планерок по целям.
• Обучение и экспертиза: усиление обучения сложной экспертизе (управление печатью) через интерактивные модули и подкасты по тендерным продажам; партнеры запрашивают аналогичный контент.
• Дополнительно используются: интеграция hh.ru, база знаний, задачи и заявки, обзоры через мобильное приложение.

Итоги

Цифровая платформа позволила превратить 33 года традиций в цифровую реальность: 25% рост финансовой эффективности, 83% вовлеченности в первый цифровой опрос, 40% сотрудников активно используют платформу на старте.

Совет от HRD Анны Петушок, прошедшей путь от выбора системы до бизнес-эффекта: одна платформа вместо сотни интеграций закрывает почти все задачи по управлению персоналом и смежным бизнес-процессам. Зачем усложнять?

«Мой главный совет: если цель — простота и минимизация интеграционных рисков, выбирайте единую, комплексную HR‑систему. Это исключает истории с бесконечными интеграциями, потерей данных и несогласованностями между системами. Вы получаете прозрачную и понятную всем сотрудникам историю, единое информационное пространство, защищённое и удобное. Внедрение требует меньше ресурсов и финансов.

Понимание стадий зрелости и приоритетов важно: у каждого бизнеса свой путь. Я посещала многие конференции, в том числе и «Третью Российскую», где демонстрировались разные решения — и конкуренты, и примеры внедрений. Для малого и среднего бизнеса это часто самый простой и безопасный путь.

Выбираете готовый продукт, который уже покрывает основные HR процессы, которые у вас развиты и понятны (рекрутинг, онбординг, управление отсутствием), и дальше развиваете внутри него: внедряете новые модули по мере необходимости. Полностью всё сразу внедрить невозможно. Так можно спокойно развиваться: потребность возникла — подключили следующий модуль внутри знакомой системы.»

P.S. От лица коллег «МояКоманда» благодарим Анну и команду «Леком» за обратную связь и доверие. 

Желаем достижения поставленных целей.

Автоматизация, которая освобождает HR от рутины

Более 100 успешных кейсов в действии

Читать кейсы