«Понимаю»: успешно перешли на кадровый электронный документооборот с интеграцией 1С:Фреш — экономия времени, автоматизация и безопасность в одном решении

«Понимаю» — платформа корпоративного благополучия, предлагающая программы поддержки сотрудников для эффективного решения их повседневных задач и проблем. 

Масштаб бизнеса

• На рынке с 2016 года
• Более 1500 клиентов
• 1 500 000 пользователей

Задачи

• Интегрировать систему электронного документооборота с 1С:Фреш для повышения прозрачности и эффективности учёта
• Создать удобное цифровое рабочее пространство для сотрудников, включая удалённых, с возможностью быстрого доступа к кадровым документам и корпоративной информации
  

Какие решения использовались

• Корпоративный портал
• Управление задачами
• Заявки и процессы
• Опросы

Срок внедрения: 1 неделя

Команда внедрения: 2 человека

Компания с большой долей удалённых сотрудников смогла совершить полный переход от устаревшего бумажного документооборота к современной цифровой платформе. Уникальность решения — бесшовная интеграция с 1С:Фреш, которая полностью соответствует требованиям и реалиям российского бизнеса.

С «МояКоманда» кадровые процессы становятся быстрыми, прозрачными и автоматизированными, а сотрудники получают единое удобное пространство для работы и коммуникации. Это помогает снизить ошибки, сэкономить время и силы HR-специалистов, существенно повысив общую эффективность компании.

Выбирая «МояКоманда» с интеграцией 1С:Фреш, вы получаете надежный, безопасный и масштабируемый инструмент, который растет вместе с вашим бизнесом и позволяет быть впереди в цифровой трансформации HR.

Проблемы прошлого и причины перехода на КЭДО

До внедрения КЭДО процесс был полностью бумажным, и сотрудники регулярно сталкивались с ошибками при оформлении отпусков и командировок. 

Елизавета Загряжская HR-менеджер

Сотрудники писали заявления вручную, допуская ошибки с датами и количеством дней. Документы приходилось переписывать, а удалённые сотрудники не всегда могли подписать их вовремя, что приводило к задержкам и нагрузке на кадровых специалистов.

Первый опыт цифровизации 

Первая попытка — система КЭДО — позволила отказаться от бумажных распечаток и сборов подписей, но отсутствие интеграции с 1С:Фреш и ручной ввод данных оставляли неудобства. Кроме того, отсутствие единой платформы снижало вовлечённость удалённых сотрудников, а корпоративные новости терялись в рабочих чатах.

Яна Петрова Генеральный директор

Мы избавились от бумажного документооборота, но интеграции с 1С:Фреш всё же не было, и кадровые специалисты вручную переносили данные — это создавало неудобства.

Выбор и внедрение 

Идея объединить КЭДО с полноценным корпоративным порталом появилась из желания создать единое пространство для документооборота, коммуникаций и обучения:

Елизавета Загряжская HR-менеджер

С порталом все сотрудники, включая удаленных, получают доступ к корпоративной жизни, опросам, новостям, а на одной платформе удобно подписывать документы.

Внедрение было быстрым и не требовало сложных инструктажей, так как команда получила подробные инструкции и пошаговые гайды от технической поддержки:

Елизавета Загряжская HR-менеджер

Вся подготовка была максимально простой, так как «МояКоманда» уже подготовила инструкции со скриншотами — я поделилась гайдами с коллегами и достаточно быстро подключила всех сотрудников к системе, загрузила шаблоны, настроила маршруты подписания.

Подключение к 1С: Фреш оказалось важным конкурентным преимуществом:

Яна Петрова Генеральный директор

Это большой плюс, что интеграция с 1С:Фреш есть. Многие провайдеры этого не делают, а для нас это критично.

Работа с электронной подписью

Основная сложность заключалась в том, что была связана с переходом на электронные подписи через Госуслуги и использованию УНЭП, который сопровождался тревожностью и страхами у сотрудников:

Елизавета Загряжская HR-менеджер

Сотрудников пугал переход в госуслуги, страхи по безопасности и мошенничеству. Приходилось каждому объяснять, что это нормально, это безопасно и нужно сделать один раз.

Для преодоления этих страхов команда выстраивала индивидуальную работу с каждым сотрудником:

1. Объясняли, зачем нужна цифровая подпись и как она работает.


2. Активная коммуникация с индивидуальным подходом.
   
   Особое внимание уделялось сопровождению процесса. Сотрудники получали поддержку на каждом этапе — от регистрации в Госуслугах до подписания всех документов: «Мы вместе открывали системы, помогали справляться с трудностями, например, если кто-то не помнил пароль от Госуслуг — уделяли время и относились с пониманием».


3. Благодаря готовым подробным инструкциям со скриншотами, сотрудники смогли самостоятельно пройти процедуру без необходимости обращаться за помощью. Это значительно ускорило их адаптацию и уменьшило нагрузку на HR-специалиста.

Такой индивидуальный подход позволил снизить тревожность и построить доверие.

Итоги и преимущества

Сегодня «МояКоманда» — это универсальная платформа не только для кадрового электронного документооборота, но и для управления процессами, обучения и коммуникаций.

Особое признание получили:

• Модуль «График отсутствий» — помогает управлять удалёнными сотрудниками и отслеживать отпуска, снижая риски прогулов

• Дашборд «Пульс компании» — поддерживает корпоративный дух через новости и поздравления

Уведомления о задачах на первый и последний день работы

Планы на будущее

• Интеграция рекрутинга
• Внедрение оценки 360 градусов и Performance Review 

Елизавета Загряжская HR-менеджер

Если сомневаетесь в переходе на КЭДО, советую вам запросить тестовый период — это поможет принять взвешенное решение.

Запишитесь на персональную консультацию и узнайте, как цифровизация кадрового документооборота с помощью КЭДО поможет сэкономить время, снизить ошибки и повысить эффективность работы HR и сотрудников!

Понятная HR-платформа
для решения ваших задач

Сделайте первый шаг к результативным
сотрудникам.

Попробовать бесплатно