«Мосволонтёр»: запрос на обучение привел к использованию всех модулей HRM-платформы

Кейсы

27.05.2025

16 мин

Мосволонтёр — крупнейший ресурсный центр добровольчества в России. Подведомственное учреждение Комитета общественных связей и молодёжной политики города Москвы.

Команда центра объединяет активных горожан, НКО, государственные учреждения и бизнес для решения социальных задач города.

Масштаб бизнеса

Организация работает с 2014 года.
Больше 10 направлений волонтёрской деятельности.
Распределённый офис в восьми округах Москвы.
Более 1 464 000 жителей Москвы вовлечены в волонтёрскую деятельность.
Свыше 285 000 волонтёров зарегистрированы на сайте mosvolonter.ru.
Организовано более 2 100 волонтёрских корпусов.
Оказано более 21 500 часов помощи с начала 2025 года.
Более 2 900 организаций-партнёров вовлечены в волонтёрскую деятельность.
Свыше 100 000 человек приняли участие в программах по развитию компетенций в добровольческой деятельности.
8 300+ раз столичные организации воспользовались сервисами Ресурсного центра «Мосволонтёр».

Задачи
1. Масштабирование численности сотрудников.

Разработка стратегии найма с учётом роста компании.
Поддержание эффективного взаимодействия между командами в офисе и удалённо.
Управление распредёленным офисом, развитие корпоративной культуры в условиях удалённой команды.

2. Переход на гибридный режим работы:

Разработка политики удалённой работы.
Мониторинг продуктивности сотрудников.

3. Улучшение адаптации сотрудников, особенно молодых специалистов.

4. Мотивация персонала. Проведение обучения и развития.

5. Построение и оптимизация бизнес-процессов:

Автоматизация рутинных операций.
Проведение регулярного анализа и аудита процессов на предмет эффективности.

Результаты

100% сотрудников прошедших адаптацию по единому стандарту компании.
Рост вовлеченности сотрудников по нескольким показателям: коллеги, руководитель, обучение.
По данным опроса вовлеченности от Управления кадровых сервисов Правительства Москвы, показатель в сфере обучения вырос в сравнении с предыдущим на 5 пунктов.
Сформирована База знаний со всеми доступными курсами и инструкциями.
На главный экран добавлена витрина обучения.

Какие решения использовались:

Срок: 6 месяцев

Каждый модуль внедрялся отдельно: от одного до трёх месяцев, в зависимости от сложности.

Предпосылки внедрения HRM-платформы

Изначально рассматривали платформу как инструмент для обучения сотрудников. Год назад в корпоративной структуре не было подразделения, которое бы отвечало за дополнительную работу с персоналом. Не было стратегии и понимания, как развивать HR-сферу.

Первый запрос был простым — организовать обучение для сотрудников. В процессе провели исследование вовлечённости персонала и выявили спектр проблем. Оказалось, что есть потребность не только в обучении, но и в комплексном решении по вопросам мотивации, адаптации и коммуникации.

HR-команде была поставлена задача оперативно решить кадровые вопросы, используя возможности платформы «МояКоманда» для достижения стратегических целей компании.

Ключевые факторы выбора платформы

Летом 2024 года, с июня по конец августа проводили масштабное собственное исследование HR-процессов, организовав глубинные интервью, количественные опросы сотрудников с привлечением экспертов, чтобы выявить потребности и проблемы в HR-процессах и корпоративной культуре. Результаты исследования легли в основу проекта по оптимизации бизнес-процессов и усилению миссии компании.

После согласования концепции проекта с руководством, сосредоточились на 3 ключевых направлениях: мотивации, рекрутменте и адаптации. Далее разрабатывали решения, рассматривали разные варианты и проводили внутреннее тестирование с участием сотрудников из различных подразделений.

Организация учитывала опыт смежных компаний, которые успешно пользовались различными HRM-системами в течение 1, 5 лет. А именно:

Доступность стоимости и гибкость условий

Виктор Кутняков начальник управления коммуникаций и образовательных проектов «Мосволонтёр»

«Как небольшая организация, мы ориентировались на корпоративные решения, которые предоставляют доступ без минимальных границ по количеству сотрудников и доступны в цене.»

«МояКоманда»

Простота и прозрачность

Выход из бюрократизации

Сложности при запуске

Реальная эксплуатация системы внесла существенные коррективы в процесс внедрения. Несмотря на предварительное тестирование, выяснилось, что в рабочих условиях, когда сотрудники начали активно использовать платформу для решения повседневных задач, их восприятие инструмента кардинально отличается от ожидаемого. В процессе тестирования не использовались действующие учебные курсы, актуальные календари и работа с запросами пользователей в реальном времени.

Виктор Кутняков начальник управления коммуникаций и образовательных проектов «Мосволонтёр»

«При переходе к презентации платформы отдельным подразделениям и тестированию в реальных рабочих условиях стало очевидно, что первоначально развернули избыточное количество модулей. Мы приняли решение временно отключить часть функционала, чтобы избежать перегрузки пользователей и упростить процесс работы в новой системе.»

В связи с необходимостью перенастройки процессов временно отключили модули «Рекрутинг» и «Эффективность», приостановили настройку политик отсутствия.

Внедрение HRM-платформы

Внедрение HRM-платформы началось с анализа организационной структуры. Процесс переноса данных в систему выявил неточности и сложности в существующих HR-процессах.

База знаний

При разработке структуры Базы знаний приняли решение отказаться от классификации по типу контента (например, «Инструкций») в пользу организации информации по задачам, с предложенным материалом.

Создали удобную и функциональную Базу знаний для всех пользователей платформы, где сотрудники быстро находят ответы на свои вопросы. Упростилась работа с материалами: ранее информация была децентрализована и хранилась в различных источниках, включая общекорпоративный Telegram-бот и отдельные персональные системы, что затрудняло ее поиск и использование.

Виктор Кутняков начальник управления коммуникаций и образовательных проектов «Мосволонтёр»

«Сейчас мы консолидировали информацию в единой Базе знаний, систематизировали большинство инструкций по процессам и другой полезной информации для сотрудников. Создали отдельные категории для каждого подразделения.»

Модуль «Задачи»

Модуль управления задачами внедрили одним из первых. Он быстро набрал популярность среди сотрудников.

Виктор Кутняков начальник управления коммуникаций и образовательных проектов «Мосволонтёр»

«К нашему удивлению, внедрение таск-трекера привело к неожиданному результату. Им начали пользоваться сотрудники бэк-офиса, которые ранее вели учёт задач в различных форматах: по электронной почте, в мессенджерах и даже на бумаге.»

Приятно удивило, что сотрудники сами начали предлагать улучшения, до которых HR-служба не успела дойти: подзадачи, смена исполнителя. Это говорит о том, что платформа настолько интуитивно понятна, что новички быстро разобрались и стали выдвигать идеи.

Календари

Ресурсный центр «Мосволонтёр» ранее использовал Outlook, но календари получили активный отклик пользования. Особенно после интеграции с системой бронирования переговорных комнат, которая ранее велась в Google и Яндекс-таблицах. Возможность бронировать переговорные комнаты и добавлять ссылки на встречи непосредственно в календарь значительно упростила планирование и повысила востребованность инструмента.

Рекрутинг

Раздел «Рекрутинг» на платформе позволил организации не только централизовать в одном месте все этапы найма сотрудников, но и сделать собственный посадочный карьерный сайт. Благодаря этому руководители подразделений вместе с рекрутером всегда в курсе текущего статуса поиска по всем вакансиям, а действующие работники могут в свободном доступе ознакомиться с открытыми вакансиями и оперативно поделиться ссылкой на карьерный сайт с потенциальными кандидатами.

Интерфейс раздела был интуитивно понятен и за несколько дней стал незаменимым инструментом в работе рекрутера. Легко создать вакансию, прописать требования, получать отклики и перемещать кандидата по циклу: от скрининга резюме до предложения о работе. Это избавило от необходимости хранить информацию о кандидатах на разных сторонних сервисах.

В организации помимо карьерного сайта активно используются альтернативные каналы привлечения кандидатов, например, специализированные Telegram-каналы. Дополнительным преимуществом стала возможность загрузки резюме кандидатов из этих источников и работа с ними непосредственно на платформе.

Карьерный сайт

Планируется размещение ссылки на карьерный сайт в HRM-платформе «МояКоманда». Это позволит организации самостоятельно и оперативно обновлять информацию о вакансиях и взаимодействовать с кандидатами, не привлекая дополнительные ресурсы разработчиков сайта.

Ранее для разработки подобных страниц требовалось задействовать дополнительные ресурсы разработчиков, что влекло за собой значительные затраты времени и бюджета. Карьерный сайт решает эту проблему.

В настоящее время все вакансии приведены к единому стандарту, включая описание условий работы. Это стало возможным благодаря внедрению модуля рекрутинга, который позволил выявить и устранить несоответствия. На данный момент 10 заявок прошло через внутренний карьерный сайт.

Оценка 360 градусов

В вопросах оценки компетенций обучающее подразделение совместно с HR впервые смогло провести полноценную оценку 360 градусов для ролей «организатора» и «менеджера». Ранее ограничивались оценкой 180° из-за сложностей в организации и контроле с использованием Google-таблиц и Google-форм.
Проведение новой оценки, завершившейся в конце апреля 2025 года, показало существенный рост удобства и эффективности по сравнению с предыдущим опытом.

Заявки

Ресурсный центр «Мосволонтёр» выступает в роли внешнего провайдера образовательных программ для школ, колледжей и вузов, проводя занятия на их площадках. Заявки на программы поступают от кураторов организаций, которые работают в других подразделениях. Внедрение заявок позволило наладить взаимодействие между разными подразделениями.

В связи с запланированным на лето 2025 г. расширением функционала заявок, проводится аудит и оптимизация бизнес-процессов.

Обучение как инструмент адаптации: от разрозненных решений к единой системе

Обучение рассматривалось не только как предоставление профессиональных курсов, но и как эффективная адаптация новых сотрудников, особенно молодых специалистов, для которых организация часто становится первым местом работы. Качество и содержание адаптационных программ имели первостепенное значение. До внедрения платформы единая система адаптации в сокращенном формате проходила в Telegram-боте.

После внедрения платформы удалось согласовать единую систему адаптации со всеми бизнес-юнитами, предоставив возможность индивидуальной настройки и доработки под конкретные потребности. Достигли 100% показателя успешного прохождения адаптации для всех новых сотрудников. Прозрачность процесса обеспечивает полный контроль отслеживания и управления эффективностью нового сотрудника в компании.

Ранее адаптация проводилась с помощью корпоративного Telegram-бота, разработанного подразделением. Бот представлял собой геймифицированную систему с выбором ответов, позволяющую сотрудникам знакомиться с подразделениями, деятельностью, правилами и нормами компании.

Однако от Telegram-бота было решено отказаться в целях сокращения затрат ресурсов и упрощения поддержки. Функционал бота был перенесен на платформу «МояКоманда», включая Базу знаний и систему обратной связи, аналогичную модулю идей. Сложность Telegram-бота и большое количество переходов привели к его низкой востребованности. Например, за два года использования бота было получено всего 2-3 идеи, в то время как после переноса модуля идей на платформу (без обратной связи) за месяц было получено 3-4 идеи. Показатель из 3 в год достиг 3 идеи в месяц.

Компания регулярно участвует в опросе вовлеченности, проводимом Правительством Москвы. Согласно последним данным, наблюдается повышение вовлеченности сотрудников по нескольким ключевым факторам: это коллеги, непосредственный руководитель и, особенно, обучение. Рост в области обучения составил пять пунктов. Важно отметить, что вовлеченность - это динамичный показатель, требующий постоянной работы, и для более полной картины необходимо анализировать данные за длительный период.

Рост в области обучения, связан с созданием в Базе знаний страницы с доступными курсами (оплачиваемые или бесплатные курсы, а также те, оплату которых организация готова взять на себя), в ссылках на главный экран добавлена витрина с внутренним каталогом обучения. Кроме того, позитивное влияние оказала адаптация с использованием внутренних курсов. В целом, сотрудники положительно оценили работу в HRM-платформе.

Аналитические отчёты

Для принятия управленческих решений регулярно анализируют данные, представленные в отчетах по онбордингу, адаптации и текучести персонала. Эти отчеты позволяют оценить эффективность текущих процессов и своевременно выявлять проблемные зоны.

Состав команды на внедрение

Внедрение HRM-платформы осуществляла рабочая группа из 5 человек в течение 6 месяцев.

Распределение ролей по направлениям в HR-службе сыграло ключевую роль и командный подход оказался эффективным благодаря тому, что каждый HR-специалист отвечал за конкретное направление. Так, сотрудники, ответственные за обучение и адаптацию, использовали платформу для онбординга новых сотрудников, создавая задания по заполнению профиля, знакомству с платформой и организации менторинга. Это позволило вовлечь в процесс не только новых сотрудников, но и наставников, которые ставили задачи и отчитывались о проведенных встречах через платформу «МояКоманда».

Процесс мотивации пока представлен на платформе еженедельным дайджестом компании, который ранее публиковался в традиционном формате.

С появлением рекрутера в отделе кадров это направление также начало развиваться на платформе.

Базу знаний обновляет сотрудник, ответственный за обучение, а отдельные статьи дополняют редакторы подразделений. Актуализация информации происходит циклично, когда возникает необходимость. Таким образом, успешное внедрение платформы стало возможным благодаря параллельной оптимизации HR-процессов.

Как сотрудники восприняли систему

Изначально были представлены несколько модулей: главный экран и профили пользователей. Однако, нововведения принимались сложно, особенно среди опытных сотрудников и в территориально распределенных филиалах в округах Москвы, где отсутствовала возможность личного контакта и демонстрации функционала платформы.

Несмотря на то, что средний возраст сотрудника в организации составляет 27-28 лет, необходимо было учитывать особенности различных возрастных групп и географических локаций.

Для преодоления сопротивления изменениям был реализован подход, включающий:

Поиск «Агентов изменений»: Были выявлены сотрудники, позитивно настроенные к изменениям, которые стали проводниками новой платформы в своих подразделениях. Они помогали коллегам осваивать функционал и отвечали на вопросы.
Поддержка руководства: Первые изменения активно поддерживались и транслировались директором организации и курирующим заместителем, что подчеркивало важность и необходимость внедрения платформы.

Виктор Кутняков начальник управления коммуникаций и образовательных проектов «Мосволонтёр»

«Внедрение платформы заметно изменило рабочие процессы. Например, совещания в обязательном порядке планируются в Календаре. Ранее задачи от руководства часто ставились в Telegram, сейчас они фиксируются непосредственно в платформе. Это говорит о формировании серьёзного отношения к ней. Если задача детально проработана в платформе с описанием показателей, аргументацией и выводами, то во время совещания не тратится время на повторное обсуждение.»

Что изменилось с переходом на «МояКоманда»

До внедрения «МояКоманда»	После перехода на платформу
Отсутствие корпоративного портала, единой системы адаптации для обучения новых сотрудников и волонтеров.	Внедрено российское ПО в качестве единой системы для оптимизации HR-процессов и формирования корпоративной культуры. Создана и применена эффективная стратегия адаптации сотрудников. Удобные отчëты. Уровень прохождения адаптации сотрудников увеличен на 40%, достигнув 100% благодаря единому стандарту процесса.
Работа в нескольких внешних системах.	Отказ от монопродуктов и переход на комплексную HRM-платформу.
Длительность периода согласований.	Осуществлен переход от бюрократических согласований к прозрачным и оптимизированным HR- процессам.
Отсутствие прозрачности HR-процессов.	Отлажены существующие и созданы эффективные бизнес-процессы.
Работа в Google и Яндекс-таблицах. (например, бронирование переговорных, проведение оценки 180°).	Оптимизирована работа HR-отдела и автоматизированы HR-процессы. Упростилось планирование рабочего дня и повысилась востребованность инструмента по бронированию переговорных комнат.
Использование Telegram-бота для онбординга, постановки задач, Базы знаний, фиксации встреч	Создана удобная База знаний: централизованное хранение документов и информации упрощает поиск и доступ к необходимым материалам. По данным опроса вовлечённости от Управления кадровых сервисов Правительства Москвы, показатель в сфере обучения вырос в сравнении с предыдущим на 5 пунктов.
Отсутствие корпоративного портала и специализированной системы для проведения только оценки 180° с помощью Google и Яндекс-таблиц Отсутствие эффективного проведения оценки 360 градусов.	Внедрен корпоративный портал. Проведена первая часть оценки 360 градусов.