«Кариесу.нет»: внедрили HR-платформу всего за одну неделю и произвели полный контроль над процессами от рекрутинга до ремонта оборудования

Кариесу нет — сеть стоматологических клиник в Москве

Масштаб бизнеса

• 25 лет на рынке 
• 5 клиник в Москве
• 13 459 клиентов в год
• Более 2000 отзывов

Задачи

• В HR-отделе стояла задача структурировать и систематизировать процессы, сделав их прозрачными и удобными как для команды, так и для руководства.
• Первоначальный фокус был на оптимизации рекрутинга, но в ходе работы выявилась возможность улучшить также работу с текущими сотрудниками.

Какие решения использовались

• Корпоративный портал
• Обучение
• Геймификация
• Рекрутинг

Срок внедрения: 1 неделя

Процесс внедрения

Запуск системы начинался с минимальных ожиданий, но благодаря комплексному подходу к коммуникациям и инструментам вовлечения компании удалось добиться результатов выше планируемых.

Быстрый старт и небольшая команда внедрения

Внедрение прошло в рекордно сжатые сроки — за одну неделю. Работала небольшая, но эффективная команда из трёх человек: директор по развитию, HR-специалист и сотрудник отдела контроля качества, отвечавший за мониторинг и контроль процесса.

Чёткое планирование и регламентация процессов

С самого начала было решено внедрять платформу строго по регламенту — заявки и коммуникации вне системы не принимались. Это позволило быстро мобилизовать сотрудников, обеспечив прозрачность и полный контроль над процессом.

Мы сказали: никаких новостей вне системы, никаких заявок другими способами. За неделю все сотрудники зарегистрировались и начали пользоваться платформой.

— Андрей, исполнительный директор

Пошаговое расширение функционала

Внедрение началось с базовых модулей — регистрации, оформления заявок и подачи данных, при этом использовались мотивационные механики геймификации и бонусы. После успешного старта последовательно подключали более сложные блоки: базу знаний, автоматизацию согласований, игровые элементы и корпоративный магазин.

Обучение и поддержка пользователей

Параллельно с техническим запуском команда проводила обучение сотрудников работе с платформой и сопровождала их на всех этапах внедрения.

Автоматизация ключевых процессов

Особое внимание было уделено настройке автоматизированных цепочек согласования заявок — от рекрутинга до обслуживания оборудования, включая ремонт стоматологических наконечников. В системе выстроили чёткий и прозрачный процесс с многоступенчатой логикой, позволяющий отслеживать статус заявки и оперативно решать возникающие вопросы.

Контроль и адаптация

Внедрение постоянно контролировалось, при возникновении сложностей быстро принимались меры по адаптации процессов под реальные потребности компании. Благодаря этому удалось устранить узкие места, убрать лишние функции, упростить интерфейс и повысить качество данных.

Возможность отключать модули значительно упрощает внедрение, позволяя гибко адаптировать систему: начать с минимума и постепенно активировать необходимые функции, снижая риски и оптимизируя производительность.

— Андрей, исполнительный директор 

Эта возможность значительно облегчила процесс интеграции платформы, позволив сначала работать с минимальным набором функций, а затем постепенно добавлять новые, по мере привыкания сотрудников и развития потребностей компании.

Внедрение решений

• Централизация всех документов и заявок в единой системе с мобильным доступом, что заменило разрозненные хранилища и позволило быстро находить нужную информацию.


• Визуализация организационной структуры компании для упрощения адаптации новых сотрудников, что важно при росте штата свыше 50 человек.


• С первых дней внедрили игровые механики и корпоративный магазин бонусов. За регистрацию и заполнение профиля сотрудники получали поощрения, что обеспечило 100% охват и вовлечённость с первой недели.


• Жёсткая регламентация коммуникаций: отказ от публикации новостей и подачи заявок вне платформы.


• Пошаговое расширение функционала: от базовых модулей к базам знаний, играм и другим инструментам, сейчас используется 80–85% возможностей системы.


• Автоматизация бизнес-процессов согласования заявок, в том числе непростого процесса управления заявками на стоматологические наконечники (оценка состояния, согласование ремонта или покупки, исполнение и заказ с финансовым контролем).

Пример: процесс работы с заявками на стоматологические наконечники. сотрудник оформляет заявку на диагностику, далее ответственное лицо принимает решение — ремонт, покупка или отказ. Все этапы фиксируются в системе, обеспечивая прозрачность и контроль. Это исключило бумажные носители, снизило риски и ускорило процесс. Руководитель достаточно нажать «ок» для одобрения, что экономит время и снижает нагрузку.

У нас есть чёткий цикл согласований, в котором каждый этап зафиксирован и контролируется в системе: от запроса стоимости ремонта до принятия решения о покупке или ремонте. Это позволяет исключить ошибки и ускорить процесс.

— Андрей, исполнительный директор

Это решение заменило бумажные и разрозненные процессы, снизило риски потерь информации и дублирования работы, а также помогло выстроить полноценную цифровую цепочку, которая облегчила контроль и повысила ответственность каждого участника.

Благодаря настроенному процессу сокращается время обработки, повышается качество управления ресурсами и снижаются затраты.

Результаты

• Внедрение заняло всего одну неделю с участием директора по развитию, HR и сотрудника контроля качества.
• Обеспечена прозрачность и контроль процессов рекрутинга и управления персоналом.
• Штат увеличился в полтора раза без потери управляемости благодаря упрощённым и эффективным коммуникациям.
• Активно пользуются системой более 80% сотрудников, что свидетельствует об успешной интеграции.
• Достигнут порядок в работе с запросами по отпускам, заявкам и другим процессам, которые раньше были разбросаны по разным облачным хранилищам и форматам:

Теперь всё в едином виде, можно даже с телефона открыть и посмотреть.

— Андрей, исполнительный директор 

• Результатом стала полностью функциональная, интуитивно понятная система, которую уже активнo используют более 80% сотрудников.За счет автоматизации снизилась нагрузка на HR и руководство, повысилась прозрачность и эффективность бизнес-процессов.

Как изначально стояла задача внедрить инструмент для рекрутинга, но в ходе изучения рынка и возможностей платформы решили объединить задачи рекрутинга и работы с сотрудниками. Именно комплексное решение задач коммуникации и работы с сотрудниками дало даже больший эффект, чем первоначально планировалось.

Когда начали изучать возможности рынка и платформы, поняли, что можно решить гораздо больше — именно коммуникацию и систематизацию работы с уже работающими сотрудниками. Мы получили больше эффекта, чем от той, которую пытались изначально решать.

— Андрей, исполнительный директор 

Совет руководителя

Нужно начать с перестройки себя и быть готовым строго соблюдать новые правила. Никаких компромиссов. Если кто-то пытается обойти систему, нужно сразу напоминать: сначала заявка, потом согласование.

— Андрей, исполнительный директор 

Выводы и рекомендации

Внедрение HR-платформы — это не только технический проект, но и глубокая перестройка внутренних процессов и корпоративной культуры. Ключ к успеху — последовательное и строгое соблюдение правил всей командой.
Важно начинать с минимального набора функций и максимально простого интерфейса, постепенно добавляя новые модули. Передача ответственности на каждом уровне и поддержка команды делают процесс внедрения эффективным и бесшовным.

Понятная HR-платформа
для решения ваших задач

Сделайте первый шаг к результативным
сотрудникам.

Попробовать бесплатно